REGULAMIN
Urwanie Głowy
§ 1. Postanowienia ogólne
Niniejszy regulamin, zwany dalej „Regulaminem”, określa ogólne zasady, zakres i warunki uczestnictwa w grze miejskiej o nazwie Urwanie Głowy
Organizatorem gry miejskiej Urwanie Głowy zwanej dalej „Grą”, jest WTOMIGRAJ Kamila Pazdroska
Aplikację do gry dostarcza Kamila Pazdroska, zwany dalej „Administratorem aplikacji”
Administratorem zebranych danych osobowych osób fizycznych biorących udział w Grze („Uczestników”) jest Organizator. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne w celu wzięcia udziału w grze.
Dane osobowe uczestników udostępniane są przez Organizatora Administratorowi aplikacji w zakresie niezbędnym dla realizacji Gry.
§ 2. Zasady udziału w grze
Wzięcie udziału w grze wymaga wcześniejszej rejestracji przez Uczestników. Rejestracja odbywają się za pośrednictwem sieci Internet lub stacjonarnie w punkcie wskazanym przez Organizatora. Rejestrując się do gry należy podać następujące dane: adres email oraz pseudonim wykorzystywany w grze. Miejsce, termin oraz liczbę uczestników gry określa Organizator po uzgodnieniu z Administratorem aplikacji.
Osoby o ograniczonej zdolności do czynności prawnych mogą wziąć udział w grze za zgodą przedstawiciela ustawowego.
Po pomyślnej rejestracji Administrator aplikacji umożliwia Uczestnikom pobranie aplikacji na telefon do Gry. Pobranie aplikacji jest niezbędne do wzięcia udziału w Grze. Do wzięcia udziału w grze należy posiadać telefon spełniający następujące wymogi techniczne:
§ 3. Reguły gry
Udział w Grze jest dobrowolny.
Każda z drużyn składa się z minimum 2. osób.
Każda z drużyn wyznacza kapitana drużyny
Kapitan drużyny otrzymuje z aplikacji zadania do wykonania dla swojej drużyny,
Wygrywa drużyna, która zdobędzie najwięcej punktów.
§ 4. Zasady bezpieczeństwa
Uczestnicy oświadczają oraz zapewniają Organizatora oraz Administratora aplikacji, że są zdolni pod względem zdrowotnym do wzięcia udziału w grze.
Uczestnicy gry mają obowiązek zachować szczególną ostrożność, przestrzegać przepisów ruchu drogowego oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa. W razie gdyby okazało się, że danego zadania nie można wykonać bezpiecznie lub bez naruszenia prawa, Uczestnik gry ma obowiązek powiadomić o tym fakcie Administratora aplikacji oraz Organizatora, którzy mogą nakazać wstrzymanie rozgrywki. Zakazuje się Uczestnikom wykonywania zadań w tych warunkach.
Ani Organizator, ani Administrator aplikacji nie ponoszą odpowiedzialności za naruszenia przepisów prawa przez Uczestników w trakcie Gry.
Organizator zapewnia pomoc medyczną w trakcie rozgrywki.
§ 5. Poruszanie się po terenie Gry
Po terenie Gry uczestnicy poruszają się wyłącznie pieszo. Nie wolno w czasie trwania Gry korzystać z żadnych pojazdów, w tym z rowerów, rowerów elektrycznych czy hulajnóg.
Wyjątkiem od powyższego punktu są osoby niepełnosprawne, które mogą korzystać ze wszelkich niezbędnych do poruszania się pomocy.
Zakazane jest rozdzielanie drużyn przez cały czas trwania Gry.
W przypadku wykrycia przez Administratora aplikacji lub Organizatora naruszenia regulaminu, możliwa jest dyskwalifikacja drużyny lub pojedynczych jej członków.
Decyzja o dyskwalifikacji jest ostateczna.
§ 6. Wyłanianie zwycięzców i nagrody
W grze zwycięża drużyna, który zdobędzie najwięcej punktów.
W przypadku dwóch zespołów o tej samej ilości punktów zwycięża zespół, który wcześniej ukończył grę
§ 7. Postanowienia końcowe
1. Udział w Grze oznacza akceptację niniejszego regulaminu.
Regulamin Gry dostępny będzie do wglądu w punkcie startowym.
W kwestiach dotyczących przebiegu Gry, nieprzewidzianych niniejszym regulaminem, głos rozstrzygający należy do Organizatorów oraz Administratora aplikacji.
Regulamin niniejszy może być zmieniony w każdym czasie
POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej jako
Polityka) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych
osobowych w WTOMIGRAJ Kamila Pazdroska. (dalej jako Spółka).
Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO –
rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w
sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w
sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
(ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
2. Polityka zawiera:
a) opis zasad ochrony danych obowiązujących w Spółce;
b) odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje
dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych
wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach);
3. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest Zarząd Spółki, a w
ramach Zarządu:
I. Członek Zarządu, któremu powierzono nadzór nad obszarem ochrony danych
osobowych;
II. osoba wyznaczona przez Zarząd do zapewnienia zgodności z ochrona danych
osobowych;
za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiadają:
III. Inspektor Ochrony Danych, jeżeli został powołany w Spółce;
IV. komórka audytu wewnętrznego, jeżeli funkcjonuje w Spółce;
za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są:
V. Spółka;
VI. komórka organizacyjna odpowiedzialna za obszar bezpieczeństwa informacji;
VII. komórki organizacyjne przetwarzające dane osobowe w dużym rozmiarze;
VIII. pozostałe komórki organizacyjne;
IX. wszyscy członkowie personelu Spółki.
Spółka powinna też zapewnić zgodność postępowania kontrahentów Spółki z niniejszą
Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez
Spółkę.
4. Skróty i definicje:
2
Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie
wynika wyraźnie z kontekstu.
RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z
27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy
95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
Dane wrażliwe oznaczają dane specjalne i dane karne.
Dane specjalne oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe
ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne
lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne,
biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane
dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków
skazujących i naruszeń prawa.
Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16. roku życia.
Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z
kontekstu.
Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Spółka powierzyła
przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).
Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych
osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych
czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy
aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej,
zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji
lub przemieszczania się.
Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji
międzynarodowej.
IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych
RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.
Spółka oznacza spółkę WTOMIGRAJ Kamila Pazdroska.
5. Ochrona danych osobowych w Spółce – zasady ogólne
5.1. Filary ochrony danych osobowych w Spółce:
(1) Legalność − Spółka dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.
(2) Bezpieczeństwo − Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych
podejmując stale działania w tym zakresie.
(3) Prawa Jednostki − Spółka umożliwia osobom, których dane przetwarza,
wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.
(4) Rozliczalność − Spółka dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w
każdej chwili móc wykazać zgodność.
5.2. Zasady ochrony danych
Spółka przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:
(1) w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
3
(2) rzetelnie i uczciwie (rzetelność);
(3) w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
(4) w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);
(5) nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
(6) z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
(7) nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
(8) zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).
5.3. System ochrony danych
System ochrony danych osobowych w Spółce składa się z następujących elementów:
1) Inwentaryzacja danych. Spółka dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w
Spółce, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów
wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:
a) przypadków przetwarzania danych specjalnych i danych „kryminalnych” (dane
wrażliwe);
b) przypadków przetwarzania danych osób, których Spółka nie identyfikuje (dane
niezidentyfikowane/UFO);
c) przypadków przetwarzania danych dzieci;
d) profilowania;
e) współadministrowania danymi.
2) Rejestr. Spółka opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych
w Spółce (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w
Spółce.
3) Podstawy prawne. Spółka zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne
przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:
a) utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na
odległość,
b) inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Spółka przetwarza dane
na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki.
4) Obsługa praw jednostki. Spółka spełnia obowiązki informacyjne względem osób,
których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym
zakresie żądania, w tym:
a) Obowiązki informacyjne. Spółka przekazuje osobom prawem wymagane informacje
przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia
udokumentowanie realizacji tych obowiązków.
4
b) Możliwość wykonania żądań. Spółka weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego
wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających.
c) Obsługa żądań. Spółka zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób
były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane.
d) Zawiadamianie o naruszeniach. Spółka stosuje procedury pozwalające na ustalenie
konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem
ochrony danych.
5) Minimalizacja. Spółka posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by
default), a w tym:
a) zasady zarządzania adekwatnością danych;
b) zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
c) zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej
przydatności;
6) Bezpieczeństwo. Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
a) przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
b) przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i
wolności osób jest wysokie;
c) dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
d) posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;
e) stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego
naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych − zarządza incydentami.
7) Przetwarzający. Spółka posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Spółki,
wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji
wykonywania umów powierzenia.
8) Eksport danych. Spółka posiada zasady weryfikacji, czy Spółka nie przekazuje danych do
państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji
międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego
przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
9) Privacy by design. Spółka zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność. W tym
celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Spółce uwzględniają
konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym
zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie
projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.
10) Przetwarzanie transgraniczne. Spółka posiada zasady weryfikacji, kiedy zachodzą
przypadki przetwarzania transgranicznego oraz zasady ustalania wiodącego organu
nadzorczego i głównej jednostki organizacyjnej w rozumieniu RODO.
5
6. Inwentaryzacja
6.1. Dane wrażliwe
Spółka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane wrażliwe
(dane specjalne i dane karne) oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia
zgodności z prawem przetwarzania danych wrażliwych. W przypadku zidentyfikowania
przypadków przetwarzania danych wrażliwych, Spółka postępuje zgodnie z przyjętymi
zasadami w tym zakresie.
6.2. Dane niezidentyfikowane
Spółka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane
niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których
dotyczą dane niezidentyfikowane.
6.3. Profilowanie
Spółka identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych i
utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku
zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji,
Spółka postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.
6.4. Współadministrowanie
Spółka identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie
zgodnie z przyjętymi zasadami.
7. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych
7.1. RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę
mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających
realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych
osobowych, czyli zasady rozliczalności.
7.2. Spółka prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i
monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
7.3. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Spółce rozliczanie
większości obowiązków ochrony danych.
7.4. W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Spółka uznała za
odrębną dla potrzeb Rejestru, Spółka odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności,
(ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v)
podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego
interesu Spółki, jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) sposób zbierania danych,
(vii) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), (viii) informację o
przekazaniu poza EU/EOG; (ix) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków
ochrony danych.
7.5. Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 1 do Polityki – „Wzór Rejestru Czynności
Przetwarzania Danych”. Wzór Rejestru zawiera także kolumny nieobowiązkowe. W
kolumnach nieobowiązkowych Spółka rejestruje informacje w miarę potrzeb i
6
możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie
zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej
8. Podstawy przetwarzania
8.1. Spółka dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla
poszczególnych czynności przetwarzania.
8.2. Wskazując ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne
interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel Spółki) Spółka
dookreśla podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody
wskazując na jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując na konkretny przepis i
inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy –
wskazując na kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel –
wskazując na konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.
8.3. Spółka wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację
posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu,
zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy
zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).
8.4. Kierownik komórki organizacyjnej Spółki ma obowiązek znać podstawy prawne, na
jakich komórka przez niego kierowana dokonuje konkretnych czynności
przetwarzania danych osobowych. Jeżeli podstawą jest uzasadniony interes Spółki,
kierownik komórki ma obowiązek znać konkretny realizowany przetwarzaniem
interes Spółki.
9. Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych
9.1. Spółka dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami,
których dane przetwarza.
9.2. Spółka ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym:
zamieszczenie na stronie internetowej Spółki informacji lub odwołań (linków) do
informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Spółce, w tym
wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu ze Spółką w tym celu,
ewentualnym cenniku żądań „dodatkowych” itp.
9.3. Spółka dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem
osób.
9.4. Spółka wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla
potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
9.5. W celu realizacji praw jednostki Spółka zapewnia procedury i mechanizmy
pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Spółkę,
zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany,
9.6. Spółka dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań
osób.
10. Obowiązki informacyjne
7
10.1. Spółka określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków
informacyjnych.
10.2. Spółka informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie
żądania tej osoby.
10.3. Spółka informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej
osoby.
10.4. Spółka informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej
osobie niebezpośrednio od niej.
10.5. Spółka określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych
niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru
monitoringiem wizyjnym).
10.6. Spółka informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
10.7. Spółka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
10.8. Spółka informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu
przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku
lub będzie niemożliwe).
10.9. Spółka informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych
najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
10.10. Spółka bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych
osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub
wolności tej osoby.
11. Żądania osób
11.1. Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Spółka
wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W
szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie
żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może
niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z
ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową,
dobra osobiste itp.), Spółka może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia
wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową
zadośćuczynienia żądaniu.
11.2. Nieprzetwarzanie. Spółka informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej
dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
11.3. Odmowa. Spółka informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o
odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
11.4. Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Spółka
informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach
przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi
8
informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej
dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych,
z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych
Spółka nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie
danych.
11.5. Kopie danych. Na żądanie Spółka wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i
odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Spółka wprowadza i utrzymuje
cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena
kopii danych skalkulowana jest w oparciu o oszacowany jednostkowy koszt obsługi
żądania wydania kopii danych.
11.6. Sprostowanie danych. Spółka dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na
żądanie osoby. Spółka ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w
rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga.
W przypadku sprostowania danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na
żądanie tej osoby.
11.7. Uzupełnienie danych. Spółka uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Spółka
ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z
celami przetwarzania danych (np. Spółka nie musi przetwarzać danych, które są
Spółce zbędne). Spółka może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych
danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Spółkę
procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby
uznać oświadczenie za niewiarygodne.
11.8. Usunięcie danych. Na żądanie osoby, Spółka usuwa dane, gdy:
(1) dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w
innych celach,
(2) zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej
przetwarzania,
(3) osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
(4) dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
(5) konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
(6) żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu
świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio
dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na
stronie internetowej).
Spółka określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby
zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad
ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą
wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.
Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Spółkę, Spółka
podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych
9
administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i
dostępu do nich.
W przypadku usunięcia danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na
żądanie tej osoby.
11.9. Ograniczenie przetwarzania. Spółka dokonuje ograniczenia przetwarzania danych
na żądanie osoby, gdy:
a) osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich
prawidłowość,
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia
się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich
wykorzystywania,
c) Spółka nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której
dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
d) osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej
szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Spółki zachodzą
prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
W trakcie ograniczenia przetwarzania Spółka przechowuje dane, natomiast nie
przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane
dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu
ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy
interesu publicznego.
Spółka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Spółka informuje osobę o
odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.10. Przenoszenie danych. Na żądanie osoby Spółka wydaje w ustrukturyzowanym,
powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub
przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które
dostarczyła ona Spółce, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu
zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych Spółki.
11.11. Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną
sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez
Spółkę w oparciu o uzasadniony interes Spółki lub o powierzone Spółce zadanie w
interesie publicznym, Spółka uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Spółki
ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów,
praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia
lub obrony roszczeń.
11.12. Sprzeciw przy badaniach naukowych, historycznych lub celach statystycznych.
Jeżeli Spółka prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach
statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw
względem takiego przetwarzania. Spółka uwzględni taki sprzeciw, chyba że
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie
publicznym.
10
11.13. Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw
względem przetwarzania jej danych przez Spółkę na potrzeby marketingu
bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Spółka uwzględni sprzeciw i
zaprzestanie takiego przetwarzania.
11.14. Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu. Jeżeli Spółka
przetwarza dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby, i w
konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub
inaczej istotnie wpływające na osobę, Spółka zapewnia możliwość odwołania się do
interwencji i decyzji człowieka po stronie Spółki, chyba że taka automatyczna decyzja
(i) jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a
Spółką; lub (ii) jest wprost dozwolona przepisami prawa; lub (iii) opiera się o wyraźną
zgodę odwołującej osoby.
12. MINIMALIZACJA
Spółka dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: (i) adekwatności danych do
celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), (ii) dostępu do danych, (iii) czasu
przechowywania danych.
12.1. Minimalizacja zakresu
Spółka zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość
przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach
wdrożenia RODO.
Spółka dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich
przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.
Spółka przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w
ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).
12.2. Minimalizacja dostępu
Spółka stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do
poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne
(ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów
sieciowych, w których rezydują dane osobowe).
Spółka stosuje kontrolę dostępu fizycznego.
Spółka dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i
zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających.
Spółka dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i
aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.
Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w procedurach
bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji Spółki.
12.3. Minimalizacja czasu
Spółka wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w Spółce, w tym
weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych
wskazanych w Rejestrze.
Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z
systemów produkcyjnych Spółki, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być
archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji
przetwarzanych przez Spółkę. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i
11
wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych,
a w tym wymogi usuwania danych.
13. BEZPIECZEŃSTWO
Spółka zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności
osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Spółkę.
13.1. Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa
Spółka przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych
osobowych. W tym celu:
(1) Spółka zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji,
cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem
podmiotów wyspecjalizowanych.
(2) Spółka kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które
przedstawiają.
(3) Spółka przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych
dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Spółka analizuje możliwe
sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając
charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności
osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
(4) Spółka ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki
bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym Spółka ustala przydatność i
stosuje takie środki i podejście jak:
(i) pseudonimizacja,
(ii) szyfrowanie danych osobowych,
(iii) inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego
zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i
usług przetwarzania,
(iv) środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli
zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu
do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
13.2. Oceny skutków dla ochrony danych
Spółka dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych
osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest
wysokie.
Spółka stosuje metodykę oceny skutków przyjętą w Spółce.
13.3. Środki bezpieczeństwa
Spółka stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności
środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.
12
Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa
informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Spółce i są bliżej opisane w procedurach
przyjętych przez Spółkę dla tych obszarów.
13.4. Zgłaszanie naruszeń
Spółka stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego
naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia
naruszenia.
14. PRZETWARZAJĄCY
Spółka posiada zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz Spółki
opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje
wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia
bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych
spoczywających na Spółce.
Spółka przyjęła minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych
stanowiące Załącznik nr 2 do Polityki – „Wzór umowy powierzenia przetwarzania
danych”.
Spółka rozlicza przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych
wymagań wynikających z Zasad powierzenia danych osobowych.
15. EKSPORT DANYCH
Spółka rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza
Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Lichtenstein i
Norwegia).
Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z
wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych (shadow IT), Spółka okresowo
weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem
ochrony danych rozwiązania równoważne.
16. PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI
Spółka zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić
zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich
przetwarzania.
W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Spółkę odwołują się do zasad
bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność
i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji
przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.